Los 10 mejores consejos y trucos de Google Drive para principiantes y profesionales

Google Drive ha consolidado su posición como una de las principales plataformas de almacenamiento en la nube del mundo. Ya sea que esté utilizando Gmail, YouTube o una de las aplicaciones de oficina de G Suite, está utilizando Google Drive. Además, también puede usarlo para almacenar cualquier archivo en cualquier formato. Si bien es fácil de usar con una interfaz de usuario sencilla, hay algunos consejos y trucos de Google Drive que lo ayudarán a aprovecharlo aún más.

He dividido el post en dos partes. En la primera parte, compartiré algunos consejos y trucos simples que lo ayudarán a comenzar con el servicio. En la segunda parte, compartiré consejos y trucos avanzados que te ayudarán a acceder a funciones ocultas y menos conocidas de Google Drive.

Te recomiendo que pases por ambos. Vamos a empezar.

Consejos y trucos de Google Drive para principiantes

1. Cómo compartir carpetas en Google Drive

Abra Google Drive y seleccione la carpeta que desea compartir. Aquí hay dos opciones. Comparte y obtén un enlace para compartir. El enlace le permite publicar una URL en la carpeta en cualquier lugar. Algunos ejemplos podrían ser aplicaciones de mensajería como Slack, foros u otros. Cuando haga clic en el botón Compartir, enviará invitaciones por correo electrónico a las personas invitándolas a la carpeta.

Ahora viene la parte de los permisos. Los invitados solo pueden ver los archivos o agregar, editar y organizar archivos dentro de la carpeta también. También puede controlar si necesitan iniciar sesión en Google para hacerlo o no. Simplemente haga clic en el botón Avanzado para eso. En Avanzado, también puede controlar si pueden invitar a más personas a la carpeta. Encontrará controles similares para archivos con una excepción. Habrá una opción para editar el archivo.

2. Cómo descargar una carpeta en Google Drive

Google Drive ya sincroniza todos los archivos y carpetas en todos sus dispositivos conectados. Pero es posible que aún desee descargar una carpeta porque desea usarla en otro lugar, en un dispositivo diferente o hacer una copia adicional. De cualquier manera, simplemente haga clic derecho en la carpeta y seleccione el botón Descargar.

Se le pedirá que elija una ubicación en su computadora antes de que comience la descarga.

3. Guardar en acceso directo de Google

Esta pequeña extensión ordenada de Google insertará un acceso directo a su menú contextual. Haga clic en cualquier página web, imagen o archivo que desee descargar y haga clic en la opción Guardar en Google Drive para descargarlo y guardarlo directamente en la carpeta de Google Drive que desee.

No es necesario descargarlo primero a su computadora y luego moverlo a Drive. Eso es una pérdida de tiempo y ancho de banda.

En cuanto al tema de las extensiones de Chrome, también me gustaría mencionar , que le permite trabajar en un archivo Docs incluso sin una conexión a Internet activa. Desearía que la extensión también funcionara con otras aplicaciones de Drive, pero por ahora, tendremos que conformarnos con ella.

4. Abra archivos de MS Office con Drive

En realidad, es muy simple, pero me sorprende que tantos usuarios aún no lo sepan. Si tiene un archivo de Word, Excel o PowerPoint guardado en Drive, puede abrirlo fácilmente con Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google.

Simplemente haga clic derecho en el archivo y seleccione Abrir con y seleccione la aplicación de Google correcta.

Consejos y trucos de Google Drive para profesionales

1. Crear nuevos archivos con accesos directos del navegador

Esta es una de las razones clave por las que uso Google Drive para crear nuevos documentos y hojas en lugar de Microsoft Office. ¿Quieres crear un nuevo archivo de Google Docs? Simplemente ingrese docs.new en la URL y presione Enter y Google lo redirigirá a Drive con un nuevo archivo Docs listo para usar. Lo mismo ocurre con otras aplicaciones de oficina. Esto se debe a que Google hizo un y la convirtió en accesos directos para crear nuevos tipos de archivos para sus aplicaciones. Otros servicios populares se están poniendo al día rápidamente.

2. Omitir el límite de archivos adjuntos de Gmail

Sé que te va a encantar. Me lo puedes agradecer después. Los proveedores de servicios de correo electrónico han limitado el límite de archivos adjuntos a 25 MB desde el principio de los tiempos. Lo mismo también es cierto para Gmail. En lugar de adjuntar el archivo a Gamil, cárguelo primero en Drive y luego incluya un enlace para compartir o envíe una invitación directamente desde Drive como compartimos anteriormente.

De hecho, Gmail ahora muestra un ícono de Drive justo dentro de la ventana Redactar donde puede adjuntar un enlace al archivo que desea compartir con el destinatario. No es necesario perder el tiempo con Drive ni con esos molestos sitios de alojamiento de archivos de terceros.

3. Trabaja sin conexión en Google Drive

¿Recuerdas la extensión que compartimos arriba? Resulta que ya no lo necesita porque Google ha hecho que la configuración fuera de línea esté disponible para todas las aplicaciones. Simplemente vaya a Configuración> General y habilite la opción Sin conexión allí.

La mayoría de las personas no juegan con la configuración de Drive, por lo que esto puede pasarse por alto. Una opción simple pero poderosa para todos.

4. Historial de versiones

¿Hiciste un cambio del que te arrepientes pero no estás seguro de cómo revertirlo? ¿O el cambio lo realizó otra persona que tenía acceso al archivo? De cualquier manera, no tienes nada de qué preocuparte. Simplemente abra el archivo que se arruinó, haga clic en Archivo y seleccione Historial de versiones.

Debería ver una ventana emergente en la barra lateral a la derecha con todos los cambios realizados recientemente completos con la fecha, la hora y el nombre del editor. Seleccione el día al que desea volver y vea cómo desaparecen los cambios. Google guarda hasta 100 revisiones anteriores, lo que debería ser más que suficiente para cualquiera.

5. Haga clic con el botón derecho en Enviar a menú de Windows

Agregar archivos desde el Explorador de archivos a Google Drive es fácil. Solo tiene que cortar/copiar y pegar el archivo en la carpeta de Drive correcta, pero puede hacerlo más fácil. ¿Por qué no crear un acceso directo a Google Drive en el menú Enviar a de Windows? Supongo que ya ha instalado Google Drive en su computadora.

Vaya a Usuarios > su nombre de usuario > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > Enviar a.

Use el botón derecho del mouse para arrastrar la carpeta de Google Drive desde el panel de la ventana izquierda a la lista de accesos directos. Cuando suelte el ícono de Drive, verá un menú emergente. Seleccione la opción Crear accesos directos aquí para crear un acceso directo de Google Drive. Puede cambiarle el nombre para eliminar la palabra «acceso directo». Se ve mejor. Presione F2 para hacerlo.

6. Complementos de Google Drive

Los complementos le permitirán hacer mucho más no solo con Google Drive, sino con todas las aplicaciones que vienen con él. Por suerte para ti, he creado una lista de algunos de los mejores complementos para todos ellos. Aquí están:

  • (Bonificación)

También encontrará algunas extensiones de navegador geniales para Google Drive. Ve a la .

Consejos y trucos de Google Drive

Estos consejos y trucos de Google Drive deberían ser suficientes para comenzar si es un principiante. Para los usuarios profesionales, hemos compartido algunos buenos consejos, pero si cree que sabe más, comparta sus propios trucos con nosotros en los comentarios a continuación. Nos encantaría saber más de usted. Google Drive no es solo una plataforma de almacenamiento en la nube para almacenar archivos. Es más que eso.